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開會技巧:如何在會議上發言?
作者:六盤水人才 時間:2017/12/15 閱讀:10034次

      對于職場新人來說,開會可謂是一個展現自己的機會。讓領導和同事同時坐在會議室聽著你的觀點,這樣的事情在職場上并不是經常能發生的。所以,學會在會議上以正確的方式表達自己的觀點,可以提升你的職場形象,甚至還有機會得到上司的贊賞。盤水人才網(www.894300.tw)與您分享開會的奧秘:


    對于職場新人來說,開會可謂是一個展現自己的機會。讓領導和同事同時坐在會議室聽著你的觀點,這樣的事情在職場上并不是經常能發生的。所以,學會在會議上以正確的方式表達自己的觀點,可以提升你的職場形象,甚至還有機會得到上司的贊賞。

                           你代表的不是自己而是所在崗位

    會議的類型多種多樣,但其目的歸結起來無外乎兩個:傳遞信息和形成決策。

    先說第一種。以傳遞信息為目的的會議,是團隊合作中常見的一種形式,是不同分工的合作者之間通過交流達到信息共享的過程。比如,企業的生產部門需要通過會議,向市場部和銷售人員講解產品的性能和賣點;市場部需要通過會議,向銷售人員傳達產品推廣戰略,統一行動步伐;而銷售部門也需要通過會議,向生產部門反饋來自市場的聲音。

    這時候,無論愿意與否,只要身處這條信息鏈上的某一個環節,你就需要在會議上發言——你代表的不是自己,而是所在的崗位。

    例子不勝枚舉。一年一度的校園宣講會,負責招聘的HR需要站在幾百人面前發布招聘信息;辦公室里專業電腦軟件升級之后,客服人員都會上門開個培訓會,幫助每個員工盡快適應新系統;高考前,班主任老師通常要召集家長們開個會,囑咐一下備考的注意事項;或者僅僅是因為你工作成績卓著,也有可能被單位領導拉進會議室,讓你在同事們面前介紹介紹經驗。

    再來看第二種。在職場上,很多問題在常規流程中無法解決、無法協調的時候,就需要通過會議的形式,借助團隊討論達成一致意見。在這種以形成決策為目的的會議中,每個人都有機會表達自己的意見,都希望通過溝通、交流甚至是交鋒,獲得一個盡可能對自己有利的決策結果。

    無論是企業制定新規章新制度之前的意見征求會、某個產品發布之前的策劃會,還是廣告公司對設計方案進行闡述的競標會,抑或評選先進工作者的部門年終總結會,在這些場合,每一個與會者都有可能獲得發言的機會,闡述自己的想法,適度地自我展現。

    當然,你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場中一直這么“低調”下去的話。

                                    言不及義空話套話都是忌

    冗長的會議除了是對與會者的一種精神消耗之外,更會導致真金白銀的損失。

    日本太陽工業公司曾經算過這么一筆賬:會議的機會成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間(小時)。之所以平均工資要乘以3,是因為參會人員創造的勞動產值通常是平均工資的3倍;而乘以2是因為參加會議要中斷日常工作,因此損失要以2倍來計算。

    效率是衡量一個會議成功與否的重要指標之一。所以籠統來說,一切圍繞效率二字的規則,比如簡明扼要、開門見山、主題清晰、言之有物等,都是對會議發言者的最基本要求。

    如果你需要當眾進行主題發言,或者作為消息源在某個以傳遞信息為目的的會議上講話,那么你首先需要做到的就是有備而來。具體來說,有準備表現在:在進入會場之前,弄清楚參加會議的都有誰?自己為什么來開這個會?會議內容大致是什么?會議要解決什么問題?針對這些,提前查閱相關數據、材料、歷史記錄,并且事先思考一下會議中可能遇到的問題。

    聽過一個真實的笑話。單位里兩個同事同名同姓,分屬不同部門。一次開會,不知怎么就通知錯了人,結果該來的沒來,不該來的卻莫名其妙地在會場里坐了半個小時,白白耽誤了時間。其實,他如果在走進會場之前有所準備,了解清楚會議的主題是什么,跟自己有什么關系,這個誤會就完全可以避免。

    在會議上發言,尤其是占用大塊時間進行主題發言時,切忌套話、空話,要盡量做到提綱挈領,先講主張再說理由,按照一定的邏輯把自己想說的內容列成條目,每個條目都能用幾個詞或者一句話概括重點。如果時間充裕,則可以在相關條目下用事先準備好的數據、材料展開論述。

    別人剛剛談了對任務量考核方案的建議一二三四,其中三條與你不謀而合。這時候,即便你針對這三條建議做了充分的發言準備,論點論據也更為有力,但無論如何也沒必要展開來再重復一遍——否則只能是浪費大家的時間,并且是對之前發言者的不尊重。

    要知道在會議上,當你的身份從發言者轉變為聽眾的時候,認真聆聽別人的講話是必需的——尤其是在討論環節。因為只有了解別人說了什么,才會讓你在隨后的發言中有的放矢。

    認真地聽別人在說什么,適當地做些記錄,在會議過程中不斷調整、理清自己的思路,這些都會在很大程度上幫助你完成一個得體的發言。至于那些被別人搶先提到過的內容,其實也并非雷區——你再次提到它們的時候,盡可能地用三言兩語概括核心觀點,并且加上一些“正如剛才××談到的那樣,我還想補充一點”,或者“在這個問題上,我特別贊同××的意見”。這種對他人發言的承接,不僅能強化自己的觀點,更重要的是,這充分體現出你在會議上有準備、專注、尊重他人、思路清晰和富有創見的良好職場形象。

                                  承擔與自身角色相匹配的責任

    有句話說,成功的關鍵就是在正確的時間做了正確的事情。依照這個邏輯,除了“正確地說話”之外,恰當地選擇說話時機也是一次成功的會議發言的關鍵。

    發言的時機選擇,很大程度上體現了一個人在團隊中的角色和位置。

    在決議形成之前,核心成員或者意見領袖通常習慣于率先表態,而他們的意見往往會決定整個會議的走勢。接下來說話的是資深員工,他們會針對先前發言者提出的意見做進一步闡釋,或是贊同,或是委婉地提出不同看法。然后才輪到新人,這時留給他們的討論空間已經十分有限,多數人只能“跟票”表態,很難再提出什么新的見解。到了會議的最后階段,團隊大佬會根據大家的意見進行總結發言,并結合他自己的態度形成最終的決議。   
    實際上,發言的時機更像一個“潛規則”——沒有成文的規定,卻實實在在地存在于每一間會議室里。試想一下,如果一個有著十幾年工齡的資深員工僅僅在會議后半段表態“同意,沒意見”,很可能會被認為是敷衍了事,不是帶著情緒,就是態度不端正;相反,如果一個職場新人在眾目睽睽之下第一個跳出來說話,則很可能被詬病為“不知深淺,自以為是”。

    如何選擇合適的發言時機,需要判斷力——你必須搞清楚自己在團隊里究竟占了多大的權重,自己的意見到底有怎樣的影響力。在此基礎上,你才能通過對發言時機的把握,承擔與自身角色相匹配的責任,并且規避不必要的風險。

    這么說起來,職場新人要想在會議上一鳴驚人,確實存在一些難度。作為菜鳥,更切實可行的做法是,在會議之前認真準備,在會上抱著學習的態度多聽聽別人怎么說;在需要自己說話的時候,恰當地表達自己的觀點,不必過分謙卑,更不能過于自信。至于那些憋著通過一次會議躥紅的年輕人,雖然這種進取心值得肯定,但切忌不能從一開始就盯著別人這兒說得不對那兒說得不好。會議室里確實有可能給新人提供機會,但癡迷于此難免導致用力過猛,傷及他人,讓自己在職場起步階段就陷入困境。

                                           隨機應變是一種能力

    會議室是職場生態的濃縮版。在這里,人與人的關系,每個人對同一件事的不同解讀,以及人們處理事情的不同方法,都會被集中在小小的一張會議桌上。面對層出不窮的狀況,如何隨機應變從容應對,是對情商的重大考驗。

    在會議上發言,切不可以為有理就能走遍天下。要知道,這種時候,用怎樣的方式表達才是更重要的。尤其是在意見相左時。

    某地的公務員面試中就有這么一道題:假如讓你組織一次會議,在會上同時有幾位同事就你的發言提出反對意見,使你很難堪,你該怎么辦?當然,標準答案無外乎“虛心聽取大家的不同意見,認真調查和了解各方面的情況”等等。但我們可以換位思考一下,在這個尷尬的場景中,那幾位提出反對意見的同事是不是也有做得不妥的地方呢?

    當別人發言時,就算你再反對、再鄙視、再想辯駁,表面上也要保持克制,不動聲色。輪到你說話時,首先要提到的不是“我不贊同……”,而是在對方的發言中,尋找你和他可以達成共識的部分。隨后再以恰當的方式提出自己的不同意見,既達到了討論的目的,表達了自己的想法,又不至于傷及同事。

    而所謂“恰當的方式”,就是說話的藝術了,這在職場的人際交往中尤其重要。試著在開場白里,向那位和你意見相左的同事說“我認為××提到的這種方式很獨特”,“在這次活動中的積極態度非常值得我學習”,或者“感謝××對我工作的關注”。誰都好面子,因此說話的時候就必須體察周圍的氣氛和對方的情緒——是該直抒胸臆,還是點到為止,或者暫時擱置。

    總之,要把握一個原則:針對事,而非針對人。畢竟,人在職場,大家想的都是怎么把事情做好。

    更重要的是,如果你否定了別人的方案,就一定要再至少提出一個新的想法。畢竟,破壞總是比建設來得容易,只破不立并不能解決問題。

    在會議中發言時還有個小技巧。有心理學家曾經做過一個試驗,他們讓發言者頻頻注視會場上的某一個人。試驗結果發現,對于發言者頻繁的目光注視,被注視的人在心理上就會覺得自己必須有所反饋——或是頻頻點頭,或是在那人發言后表達補充意見。

    這個試驗告訴我們,在會議上發言時,可以一邊進行自己的闡述,一邊注視著會場里的聽眾,尤其是那些直接關系到你此項工作成敗的“主要聽眾”,把自己和他們的關注點聯系在一起,這樣沒準兒會取得意想不到的發言效果。

來源:六盤水人才網
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